“La flessibilità potrebbe essere ottima in teoria, ma semplicemente non funziona per noi”.
Abbiamo sentito questa affermazione centinaia di volte. Non importa di quale settore stiamo parlando: che si tratti di tecnologia, governo, finanza, sanità o piccole imprese, l’abbiamo sentito. C’è sempre qualcuno che parte dalla premessa che “non è possibile far funzionare le politiche di lavoro flessibili nella nostra organizzazione”.
In realtà, le politiche di lavoro flessibile possono funzionare in qualsiasi settore. Gli ultimi dodici mesi di pandemia lo hanno dimostrato. In effetti, un recente studio online della Harvard Business School ha dimostrato che la maggior parte dei professionisti ha eccelso nel proprio lavoro lavorando da casa e che l’81% non vuole tornare in ufficio o sceglierebbe un programma ibrido post-pandemia. È importante riconoscere, tuttavia, che la flessibilità non è sempre la stessa: una taglia sicuramente non va bene pe tutti.
Il mito delle cinque C
Forse ti starai chiedendo: “Se puoi reclutare i migliori candidati, aumentare i tassi di fidelizzazione, migliorare i tuoi profitti e promuovere l’innovazione incorporando un’iniziativa relativamente semplice ed economica, allora perché più organizzazioni non hanno sviluppato politiche flessibili?” Questa domanda sarà ancora più
difficile da ignorare per le organizzazioni dopo aver sperimentato un test così critico durante la pandemia di Covid-19.
Riteniamo che la paura abbia creato ostacoli per molte organizzazioni quando si tratta di flessibilità. Le aziende o vengono congelate dalla paura o si concentrano sulla paura. È l’attenzione che può aiutare le aziende a ruotare nei momenti difficili. Negli anni in cui abbiamo lavorato con le aziende sulla flessibilità, abbiamo sentito innumerevoli scuse e miti sul motivo per cui non hanno implementato una politica flessibile. In effetti, la Diversity & Flexibility Alliance ha ridotto questi miti alla paura di perdere le 5 C:
Perdita di controllo
Perdita di cultura
Perdita di collaborazione
Perdita di contributo
Perdita di connessione
Mito n. 1: perdita di controllo
I dirigenti sono spesso preoccupati di aprire il vaso di Pandora e creare un precedente pericoloso se consentono ad alcuni dipendenti di lavorare in modo flessibile. Si preoccupano che se lasciano lavorare alcuni dipendenti da casa, l’ufficio sarà sempre vuoto e nessuno lavorerà. La risposta a questo è struttura e chiarezza. Possiamo virtualmente garantire che qualsiasi organizzazione che progetta e implementa correttamente la propria politica di flessibilità non perderà nulla.
Per mantenere il controllo e il buon funzionamento della tua organizzazione, è imperativo stabilire degli standard e comunicarli chiaramente. Le organizzazioni dovrebbero fornire linee guida chiare sui tipi di flessibilità offerti (ad esempio, lavoro a distanza, orario ridotto, orari asincroni, condivisione del lavoro e/o settimane lavorati
ve compresse) e creare un processo di approvazione centralizzato per la flessibilità per garantire che il sistema sia equo. È anche utile disporre di un sistema di calendario per tenere traccia di quando e dove sta lavorando ciascun membro del team. Devi anche impegnarti a formare tutti su questi standard, da quelli che lavorano con orari flessibili, a quelli che li supervisionano, a tutti gli altri colleghi. L’istruzione e la formazione aiuteranno il tuo team a evitare lo “stigma flessibile”, in cui i dipendenti sono svantaggiati o considerati meno impegnati a causa della loro flessibilità. La formazione può anche aiutare le organizzazioni a garantire il mantenimento di sistemi e strutture di successo che supportano la flessibilità.
Mito n. 2: Perdita di cultura
Anche se potresti non vedere tutti i dipendenti ogni giorno e potresti non essere in grado di pranzare con le persone ogni giorno, la cultura non deve soffrire con un’iniziativa di lavoro flessibile. Tuttavia, è essenziale che i team si incontrino di persona o tramite videoconferenza su base regolare. Le aziende dovrebbero definire prima cosa significa cultura per la loro organizzazione individuale e poi stabilire come potrebbero mantenere questa cultura in un ambiente ibrido o virtuale.
Molte organizzazioni hanno riferito di aver trovato modi creativi per mantenere la cultura durante i mesi di lavoro a distanza durante la pandemia. Molti membri dell’Alleanza hanno organizzato funzioni sociali come lezioni di ginnastica virtuali, lezioni di cucina, happy hour ed esercizi di team building per mantenere la comunità. Inoltre, è importante sfruttare i giorni in cui tutti sono fisicamente presenti per sviluppare relazioni, partecipare a eventi e trascorrere del tempo con i colleghi.
Mito n. 3: perdita di collaborazione
Finché i team che lavorano con un programma flessibile si impegnano a riunioni regolari e a una comunicazione coerente, la collaborazione non sarà compromessa. È importante che tutti i membri del team mantengano i contatti (anche se sono online), tengano sotto controllo tutti i progetti e rispondano a e-mail e telefonate. Raccomandiamo sempre che i team remoti si incontrino anche di persona occasionalmente per mantenere contatti e relazioni personali. Affinché la collaborazione abbia successo, i dipendenti remoti non devono essere tenuti a uno standard più elevato rispetto a quelli che lavorano in ufficio. Inoltre, la tecnologia dovrebbe essere utilizzata per migliorare la collaborazione. Ad esempio, quando le aziende riuniscono i team per sessioni di brainstorming, i gruppi di lavoro virtuali possono facilitare la collaborazione in piccoli gruppi e aiutare a garantire che tutte le voci siano ascoltate. Alcuni leader organizzativi hanno anche incorporato orari di ufficio virtuali regolari per feedback non programmati e collaborazione informale.
Mito n. 4: perdita del contributo
Abbiamo spesso sentito i leader dire: “Se i dipendenti non sono fisicamente alle loro scrivanie in ufficio, come facciamo a sapere che stanno effettivamente lavorando?” Ma con le infinite distrazioni disponibili sui computer in questi giorni (dagli acquisti online, a Instagram, a Facebook, ecc.) non sai davvero cosa stanno facendo i tuoi dipendenti alle loro scrivanie, anche se sono in ufficio. In effetti, potrebbero essere alla ricerca di un nuovo lavoro (che offre flessibilità!) proprio davanti ai tuoi occhi. È importante comunicare chiaramente cosa ci si aspetta da ogni individuo e confidare che completerà il lavoro entro i tempi previsti. Tutti i dipendenti dovrebbero essere valutati sulla qualità del loro lavoro e sulla loro capacità di raggiungere obiettivi di prestazione chiaramente definiti, piuttosto che sul tempo trascorso in ufficio.
Mito n. 5: perdita di connessione
La tecnologia ora consente alle persone di connettersi in qualsiasi momento della giornata in quasi tutto il Mondo. Le riunioni possono essere tenute attraverso diversi applicazioni di videoconferenza. Inoltre, le app di condivisione del calendario possono aiutare a coordinare i programmi del team e aiutare a conoscere la disponibilità dei membri del team. Anche gli eventi di networking possono ora essere fatti virtualmente.
È importante sapere cosa preferiscono i tuoi dipendenti e le parti interessate in termini di connessione di persona, ibrida o solo virtuale. In un recente sondaggio condotto da BNI su oltre 2.300 persone provenienti da tutto il mondo, l’organizzazione di networking ha chiesto ai partecipanti se desideravano che i loro incontri fossero: 1) solo di persona, 2) solo online o 3) una combinazione di e incontri di persona. Un terzo dei partecipanti intervistati ha dichiarato di voler tornare completamente agli incontri di persona. Tuttavia, il 16% desiderava limitarsi solo alle riunioni online e quasi il 51% degli intervistati era favorevole a una combinazione di incontri sia di persona che online. Questa è una transizione sostanziale dalla pratica organizzativa prima della pandemia, con ben due terzi dell’organizzazione che affermano che preferirebbero che alcuni aspetti delle riunioni online fossero la norma in futuro.
Forse un lato positivo della pandemia sarà che i leader aziendali hanno superato i loro timori per le 5C e ora capiranno come la flessibilità può avvantaggiare i loro sforzi di reclutamento e fidelizzazione, per non parlare della produttività e della redditività.
Manar Morales e Ivan Misner
